各部门：
为完整记录学校筹建历程，确保学校档案完整与安全，现计划开展档案归档工作，请各部门高度重视，积极配合做好学校筹建期档案管理工作。有关事项通知如下：
一、归档范围
凡是反映学校工作、活动和筹建进展，具有档案价值的文字、音像、电子文档、实物等均属归档范围。包括：
1. 文书档案：学校各部门在工作活动中形成的文字档案。
2. 音像及电子档案：反映学校重要筹建进展的照片、录像、录音等。
3. 实物档案：学校获得的奖旗、奖状、奖杯，学校对外交流过程中获赠的礼品等实物；学校重要活动中有纪念意义的物品；学校各类宣传制品。
二、归档要求
1. 根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向档案管理部门行政部移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
2. 档案要整洁，字迹、声像要清楚，图样、图表要清晰。
3. 要确保归档材料的完整性、准确性、系统性，归档材料必须是原件。
4. 文书档案一般以最后定稿归档，有领导签字件的须归档签字件。简报类、制度类、申报材料类等材料可作为汇编材料归档。
5. 要注意电子文件的归档，归档的声像、照片、实物档案须注明人物（职务和姓名）、事由（事件）及时间。
6. 各部门要注意留存筹建过程中重要会议、重要活动中形成的各类档案材料，会议和活动的组织过程要完整归档。
7. 要按档案形成规律和特点作好分类。将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件进行归类。
8. 对于保密性强，不便于移交的材料，由本部门按要求立卷归档，指定专人负责，但需向行政部移交归档目录（含电子版），注明存放地点。
三、档案移交
1. 移交的档案包括2022年以及往年应归档但尚未归档的材料。
2. 归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式两份，经交接双方签字后各留一份备查（电子档案也需要列出清单签字移交）。
3. 请各部门于2023年1月10日（星期二）前移交归档材料至行政部。
4. 联系人：吴燕婷（纸质档案、实物档案），22898713；何柱威（电子档案、用印件及重要会议活动），22898702。
附件：档案交接清单
大湾区大学（筹）行政部
2022年12月19日
点击下载：档案交接清单
